XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt
Stand: 31. August 2026 · Lesezeit ca. 5 Minuten
Die kurze Antwort: Beide Formate sind vollwertige E-Rechnungen nach der Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und Standard bei Behörden. ZUGFeRD verpackt dieselben Daten zusätzlich in ein lesbares PDF und ist deshalb im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beliebt. Welche Sie brauchen, hängt also weniger von Ihnen ab als von Ihrem Empfänger.
Die Formate im direkten Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateityp | Reine XML-Datei (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Ohne Software lesbar | Nein – nur per Viewer | Ja, PDF-Ansicht für Menschen |
| Grundlage | EN 16931 (deutsche CIUS mit BR-DE-Regeln) | EN 16931 (ab Profil BASIC) |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden (B2G) | Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) |
| Verbreitung | Pflichtformat von Bund und Ländern | De-facto-Standard vieler Rechnungsprogramme |
| Stolperfalle | Leitweg-ID und Pflichtangaben nach BR-DE | Profile MINIMUM/BASIC WL sind keine E-Rechnung |
Gemeinsame Basis: die EN 16931
Unter der Haube sind sich beide Formate näher, als es aussieht: Sie transportieren dasselbe strukturierte Datenmodell der europäischen Norm EN 16931 – Aussteller, Positionen, Steuersätze, Beträge, Zahlungsangaben. Nur die Verpackung unterscheidet sich: bei der XRechnung nacktes XML, bei ZUGFeRD XML im PDF. Deshalb erfüllen beide die E-Rechnungs-Pflicht, und deshalb kann Software aus denselben Rechnungsdaten wahlweise das eine oder das andere Format erzeugen.
Wann Sie die XRechnung brauchen
Sobald Ihr Kunde eine Behörde ist: Der Bund verlangt für Aufträge die XRechnung, eingereicht über die Rechnungsportale (ZRE/OZG-RE) und adressiert über die Leitweg-ID des Auftraggebers – so schreibt es die E-Rechnungsverordnung vor. Die meisten Bundesländer handhaben es genauso. Die XRechnung ist dabei die deutsche Ausprägung („CIUS“) der EN 16931 mit zusätzlichen nationalen Regeln (BR-DE), etwa zu Kontaktangaben und Bankverbindung.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Im Alltag zwischen Unternehmen hat ZUGFeRD einen praktischen Vorteil: Ihr Kunde bekommt eine Datei, die er auch ohne E-Rechnungs-Software öffnen kann – das PDF zeigt die gewohnte Rechnungsansicht, während Buchhaltungsprogramme den eingebetteten XML-Teil maschinell einlesen. Gerade wenn Ihre Kunden kleine Betriebe ohne eigene E-Rechnungs-Lösung sind, erspart das Rückfragen. Wie ZUGFeRD technisch aufgebaut ist, zeigt unser Ratgeber. Wichtig bleibt: Rechtlich zählt der XML-Teil – weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die strukturierten Daten.
So entscheiden Sie sich richtig
Die Faustregel: Behörde als Empfänger → XRechnung. Unternehmen als Empfänger → ZUGFeRD, es sei denn, der Kunde wünscht ausdrücklich XRechnung (größere Unternehmen mit automatisiertem Rechnungseingang tun das zunehmend). Im Zweifel fragen Sie den Empfänger – oder nutzen Software, die beide Formate aus denselben Daten erzeugt, dann ist die Frage keine Grundsatzentscheidung mehr, sondern ein Klick beim Versand.
Sie haben selbst eine Rechnung erhalten und wollen wissen, welches Format es ist und ob es gültig ist? Der kostenlose Validator erkennt XRechnung wie ZUGFeRD automatisch und prüft nach EN 16931; der Viewer zeigt den Inhalt als lesbare Rechnung.
Beide Formate, ein Werkzeug
RechnungsBrücke empfängt, prüft und archiviert XRechnung und ZUGFeRD – und erstellt Ihre Ausgangsrechnungen wahlweise in beiden Formaten, inklusive Leitweg-ID für Behördenrechnungen. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Keines ist „besser“ – sie sind für verschiedene Empfänger gemacht. An Behörden senden Sie XRechnung (dort oft die einzige akzeptierte Variante). Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil der Empfänger auch ohne spezielle Software eine lesbare PDF-Ansicht bekommt.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine gültige E-Rechnung?
Ja – ab dem Profil BASIC, denn dann entsprechen die eingebetteten XML-Daten der EN 16931. Die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Welches Format verlangt der Bund?
Bundesbehörden verlangen die XRechnung (per E-Rechnungsverordnung, eingereicht über die Portale ZRE bzw. OZG-RE mit Leitweg-ID). Auch die meisten Länder setzen auf die XRechnung. ZUGFeRD ab Profil XRECHNUNG bzw. EN-16931-konforme Daten werden teils akzeptiert – verlassen sollte man sich darauf nicht.
Kann ich ZUGFeRD in XRechnung umwandeln – oder umgekehrt?
Technisch ja: Beide Formate transportieren dasselbe Datenmodell nach EN 16931, gute Software kann daher aus denselben Rechnungsdaten wahlweise eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erzeugen. Wichtig ist, die Rechnung aus den strukturierten Daten neu auszugeben – nicht, die Dateien von Hand zu bearbeiten.
Was ist Factur-X?
Factur-X ist der französische Zwilling von ZUGFeRD: Beide Standards sind seit Version 2.1 technisch identisch, nur der Name unterscheidet sich je nach Land. Eine Factur-X-Rechnung können Sie wie eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen, prüfen und verarbeiten.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihre Steuerkanzlei.