E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028: Wer muss ab wann?
Stand: 16. Juli 2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten
Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann – sie ist schon da. Seit 2025 läuft eine gestaffelte Einführung mit Übergangsfristen, die zum 1. Januar 2027 und 1. Januar 2028 auslaufen. Hier sind alle Termine, die Ausnahmen und ein realistischer Fahrplan für Kleinbetriebe.
Alle Fristen im Überblick
| Stichtag | Was gilt | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangspflicht: E-Rechnungen müssen angenommen und verarbeitet werden können. E-Rechnungen dürfen ohne Zustimmung des Empfängers versendet werden. | Alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Vermieter |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist: Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF & Co. nur mit Zustimmung des Empfängers. | Alle Rechnungsaussteller |
| 1.1.2027 | Versandpflicht, Stufe 1: B2B-Rechnungen im Inland müssen als E-Rechnung gestellt werden. | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1.1.2028 | Versandpflicht für alle: Die letzten Übergangsregeln (auch für EDI-Verfahren) laufen aus. | Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz |
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). E-Rechnung = strukturiertes Format nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
Die wichtigsten Ausnahmen
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen – die Empfangspflicht gilt trotzdem.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise: keine E-Rechnungs-Pflicht.
- Privatkunden (B2C): nicht betroffen – die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. viele Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG): ausgenommen.
Für Aufträge der öffentlichen Hand (B2G) gilt die XRechnung übrigens schon seit Jahren – wer für Behörden arbeitet, kennt das Format bereits.
Was heißt das für einen Kleinbetrieb konkret?
Auch wenn Ihre eigene Versandpflicht erst 2028 greift, passiert um Sie herum schon alles früher: Große Lieferanten stellen ab 2027 verpflichtend auf E-Rechnung um – Ihr Rechnungseingang wird sich also 2027 spürbar verändern, und den Empfang müssen Sie heute schon beherrschen (so erfüllen Sie die Empfangspflicht). Umgekehrt verlangen große Auftraggeber häufig schon vor der Frist E-Rechnungen von ihren Lieferanten, weil deren Buchhaltung darauf umgestellt ist.
Realistischer Fahrplan
- Jetzt: Empfang regeln – Adresse, Lesbarkeit (XRechnung-Viewer), Archivierung. Aufwand: unter einer Stunde.
- 2026: Probeweise die ersten eigenen Rechnungen als E-Rechnung stellen – gerade an größere Kunden. So finden Sie Stolpersteine (Steuernummer, Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen), solange nichts davon abhängt.
- Spätestens Ende 2027: komplett umstellen, bevor die Pflicht ab 1.1.2028 greift – und nicht im Dezember-Stress.
Beides in einem Werkzeug – ohne die Buchhaltung umzustellen
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Häufige Fragen zur E-Rechnungs-Pflicht
Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft davon befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen – sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen Unternehmen, bereits seit dem 1.1.2025.
Betrifft die Pflicht auch Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF gestellt werden.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist gesetzlich nur eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten nach EN 16931 enthalten – wie die XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Was passiert, wenn ich die Fristen ignoriere?
Stellen Sie nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist keine E-Rechnungen aus, erfüllen Ihre Rechnungen die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht – das kann beim Kunden den Vorsteuerabzug gefährden und führt in der Praxis zu Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und Ärger mit größeren Auftraggebern, die nur noch E-Rechnungen akzeptieren.
Zählen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € auch dazu?
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen und dürfen weiterhin formlos gestellt werden.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihre Steuerkanzlei.