E-Rechnung empfangen: So erfüllen Sie die Empfangspflicht

Stand: 25. August 2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht trifft nicht nur GmbHs mit Buchhaltungsabteilung, sondern jeden Unternehmer – Soloselbstständige, Handwerksbetriebe, Kleinunternehmer nach § 19 UStG und auch Vermieter, die umsatzsteuerlich als Unternehmer gelten. Einen Antrag oder eine Anmeldung gibt es nicht: Die Pflicht gilt automatisch.

Was die Empfangspflicht konkret verlangt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland praktisch immer XRechnung (eine reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Wer eine solche elektronische Rechnung empfängt, kann den Empfang nicht verweigern: Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung, haben Sie keinen Anspruch mehr auf eine Papierrechnung oder ein „normales“ PDF. Für die Empfangsbereitschaft genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung formal ein E-Mail-Postfach – gelöst ist damit aber noch nichts, denn lesen, prüfen und aufbewahren müssen Sie die Rechnung trotzdem.

Voraussetzungen: Das brauchen Sie für den Empfang

Die Empfangspflicht besteht in der Praxis aus drei Teilen – mehr Voraussetzungen gibt es nicht, eine neue Buchhaltung gehört ausdrücklich nicht dazu:

Annehmen: Eine erreichbare Adresse für den Rechnungseingang – idealerweise ein festes Postfach oder eine eigene Empfangsadresse, damit nichts in Spam oder im allgemeinen Posteingang untergeht.
Lesen und prüfen: Eine XRechnung ist für Menschen unlesbar. Sie brauchen einen Viewer, der die Daten als normale Rechnung anzeigt – sonst können Sie weder Beträge kontrollieren noch Fehler reklamieren. Ein kostenloser XRechnung-Viewer läuft direkt im Browser – weitere Möglichkeiten zeigt der Viewer-Vergleich.
Aufbewahren: Der strukturierte Teil der Rechnung muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – für Rechnungen seit 2025 in der Regel acht Jahre. Ausdrucken und Abheften reicht dafür nicht: Der Ausdruck ist nur eine Kopie, das Original ist die Datei.

Die häufigsten Irrtümer

„Ich bekomme doch gar keine E-Rechnungen.“ – Noch vielleicht. Ab 2027 müssen größere Unternehmen (über 800.000 € Vorjahresumsatz) verpflichtend E-Rechnungen senden, ab 2028 praktisch alle. Ihr Großhändler, Ihr Telefonanbieter, Ihr Softwarelieferant werden umstellen – und Sie müssen die Rechnungen dann verarbeiten können. E-Rechnungs-Pflicht 2027/2028: alle Fristen im Überblick.

„Als Kleinunternehmer bin ich befreit.“ – Nur halb richtig: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht zum Empfang gilt aber auch für sie, seit dem ersten Tag.

„Ich drucke die E-Rechnung aus, dann habe ich sie ja.“ – Der Ausdruck erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Die XML-Daten sind das steuerliche Original und müssen digital, unveränderbar und auswertbar bleiben (GoBD).

Rechnungseingang organisieren: gelöst in 15 Minuten

Sie brauchen keine neue Buchhaltung und kein Projekt. Ein sauber organisierter Rechnungseingang besteht aus drei Schritten:

Feste Empfangsadresse festlegen und den wichtigsten Lieferanten mitteilen – z. B. eine eigene Adresse nur für Rechnungen statt des persönlichen Postfachs.
Eingehende Rechnungen automatisch prüfen lassen: Ist die Datei formal gültig (EN 16931)? Stimmen Pflichtangaben wie USt-IdNr. und Beträge?
Automatisch archivieren – unveränderbar, mit Zeitstempel, acht Jahre. Und beim Jahresabschluss: gesammelt als ZIP oder CSV an die Steuerkanzlei.

Genau dafür gibt es RechnungsBrücke

Sie erhalten eine eigene Empfangsadresse (ihre-firma@in.rechnungsbruecke.de); jede eingehende XRechnung und jedes ZUGFeRD-PDF wird automatisch geprüft, lesbar angezeigt und GoBD-orientiert archiviert. Ihre Buchhaltung bleibt, wie sie ist. 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte, ab 6 € netto im Monat.

Checkliste Empfangspflicht

Feste Adresse für den Rechnungseingang benannt?
Können Sie eine XRechnung heute öffnen und lesen? (Hier testen)
Werden eingehende E-Rechnungen unveränderbar archiviert – nicht nur ausgedruckt?
Weiß Ihre Steuerkanzlei, wie sie an die Belege kommt?

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Formal genügt ein E-Mail-Postfach: Damit gelten Sie als empfangsbereit. In der Praxis brauchen Sie drei Dinge – eine feste Adresse für den Rechnungseingang, einen Viewer zum Lesen der XML-Daten und ein unveränderbares Archiv. Am einfachsten ist eine eigene Empfangsadresse nur für Rechnungen, hinter der Prüfung und Archivierung automatisch laufen.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?

Rechtlich ja – die Finanzverwaltung sieht ein E-Mail-Postfach als ausreichend an. Praktisch reicht es nicht: Eine XRechnung können Sie im Postfach weder lesen noch prüfen, und die Aufbewahrungspflicht (unverändert, maschinell auswertbar, in der Regel acht Jahre) erfüllt ein normales Postfach nicht zuverlässig.

Welche Voraussetzungen brauche ich für den Empfang von E-Rechnungen?

Drei Voraussetzungen: erstens eine erreichbare Empfangsadresse (E-Mail genügt), zweitens eine Möglichkeit, XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar anzuzeigen und formal zu prüfen, drittens ein Archiv, das die XML-Originale unverändert und auswertbar aufbewahrt. Neue Hardware oder eine neue Buchhaltung brauchen Sie nicht.

Wie öffne ich eine empfangene XRechnung?

Mit einem Viewer, der die XML-Daten als normale Rechnung darstellt – zum Beispiel dem kostenlosen XRechnung-Viewer von RechnungsBrücke direkt im Browser, ohne Registrierung. Word, Excel oder ein PDF-Reader zeigen dagegen nur unlesbaren Code.

Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer und Vermieter?

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie aber seit dem 1.1.2025 wie jedes andere Unternehmen. Das gilt auch für Vermieter, die umsatzsteuerlich als Unternehmer gelten.

Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen seit 2025 gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Teil (die XML-Daten) im Original – unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes Ansichts-PDF genügt nicht.

Hinweis: Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihre Steuerkanzlei.